Slagkraft Logo
"Små steg i virkeligheten
krever store sprang i fantasien"

MØTELEDELSE FOR MORGENDAGEN (TITTEL DAGSAVISEN: SLØSING MED RESSURSER)



Antall møter har økt markant i arbeidslivet de siste tiårene. Det er ikke uvanlig at arbeidstakere går på flere møter daglig og tilbringer mye av arbeidsdagen i møter. Ledere bruker i snitt godt over halvparten av sin tid i møter. Samtidig viser flere studier at nærmere halvparten av møtene oppleves som bortkastet av dem som deltar. Dårlige møter går dessuten utover motivasjonen til de ansatte, det gir dårligere resultater og fører til flere møter og mer tidsbruk utenom møtene. Dårlig møtekultur er en stor, skjult kostnad både i offentlig og privat sektor. Bare i Norge tyder det på at dårlig møtekultur gir et tap på flere milliarder kroner hvert år! De fleste er samtidig så vant til dårlig møtekultur at de sjelden tenker på at møter kan gjøres langt mer stimulerende og effektive. De aksepterer stillferdig møtekulturen, men kommer med et dypt sukk når temaet bringes på banen.

Merkelig nok har det vært lite fokus på samhandling knyttet til møter, både i Norge og internasjonalt. Relativt lite forskning har vært gjort på feltet, selv om dårlig møtekultur rammer svært mange mennesker og organisasjoner verden over. Interessen er samtidig økende. Mediene presenterer jevnlig tips for å forbedre møter. Mange av tipsene dreier seg om å styre tiden, ha et klart formål, utforme en tydelig agenda, invitere rette aktører, ha en definert møteleder og ta klare beslutninger. Disse er alle svært viktige for å få til en bedre møtekultur, men langt fra nok. Det har stort sett manglet et fokus på selve samhandlingen mellom deltakerne på møtet. Hvorfor skal f.eks. møtet skje kun gjennom verbalisering? Hva slags metoder og verktøy kan bidra til bedre samhandling, som gir både økt engasjement og produktivitet? Hvordan får vi til best mulig kompetanseutveksling?

Et av svarene er først å bli bevisst ulike atferdsmønstre som er til hinder for god samhandling i møter, som f.eks. tendensene mange har til å følge gamle vaner og tankesett, gjenta seg selv, spore av, være opptatt av seg selv og sitt, ha hodet fullt av egne tanker, stenge av når informasjonen blir for kompleks, vike unna ubehagelig ansvar, utsette vanskelige beslutninger, ikke opponere mot sjefen, følge flokken og unngå både å gi og få kritikk. Vi trenger også å bli bevisst de skjulte spillereglene bak mange møter: Deltakerne får komme for sent og uforberedt, agenda kan være uklar, det er lov med avsporinger, all samhandling skjer verbalt, det er greit ikke å delta, det er lov å bruke mobiltelefon på møtet osv. Disse spillereglene er ikke nødvendigvis noe deltakerne ønsker seg, men de blir like fullt akseptert og rådende for samhandlingen.

Økt bevissthet på det som ikke fungerer som det skal, er ikke nok til å skape varige endringer i møtekulturen. For å endre praksis må vi bevisst ta i bruk metoder og prosessverktøy. Et første punkt er å definere konstruktive spilleregler for samhandlingen, slik som at mobiltelefoner skal være avslått under møtet. For det andre må vi sikre oss at alle deltakerne rundt bordet blir involvert. Det kan for eksempel skje ved at alle skriver ned innspill for seg selv eller voterer enkeltvis. Innspillene kan i neste omgang deles og synliggjøres. Hvis ordet er fritt får vi ofte en dysfunksjonell dynamikk der noen snakker mye mens andre er passive. Samspillet trenger dessuten ikke å være sekvensielt og verbalt hele tiden. For det tredje må vi bruke metoder som sikrer at deltakerne tenker utenfor boksen, tar ulike perspektiv, evaluerer og får et godt grunnlag til å ta best mulig beslutninger. I mange organisasjoner er det for eksempel ikke noen kultur for å gi konstruktiv kritikk. Ved å bruke metoder der tilbakemeldinger er en del av spillereglene, kan vi sikre oss at både ros og kritikk kommer bedre frem, uten at det oppfattes som for personlig. For det fjerde tenker vi ikke bare med hodet, men med hele kroppen og alle sansene. Vi må derfor ta i bruk metoder som gjør at kroppen tas i bruk, for eksempel ved aktivt å bruke veggene til interaksjon på møterommet. Vi husker også bedre når informasjonen er lett tilgjengelig, presentert romlig, og ikke lagvis på en skjerm. For det femte håndterer vi bedre informasjon når vi bruker visuelle verktøy til å strukturere og organisere den. Resultatene fra møtet, og hvordan disse skal følges opp, må fortløpende være synlige fremfor at de er skjult i papirene til en referent. Vi tenker også bedre når vi har noe konkret foran oss, og ikke må konseptualisere alt i eget hode, slik som i et verbalt møte.

For å få til slagkraftige møter, gjelder det derfor ikke bare å tenke innhold, men også prosess og metoder. Møter må planlegges bedre, og de bør kjapt evalueres med tanke på å få til forbedringer, økt bevissthet og bedre læring. Hvilke metoder og hvilken rominnredning som anvendes i møtene, bør avhenge av hva slags type møte som skal avholdes. Et kreativt møte krever andre metoder og fysiske rammer enn et beslutningsmøte. For å få til en varig endring i møtekulturen trengs en langsiktig strategi som innbefatter kursing og trening av møteledere over tid, selv om enkle og effektive metoder kan innføres raskt. Alle i organisasjonen må være kjent med endringene og bakgrunnen for dem, møtedeltakerne har selv et ansvar for å få til gode møter. Eksempler på ny praksis bør løftes frem. Endringene må forankres i toppledelsen, som bør gå foran som et godt eksempel.

Hvis vi skal klare å håndtere de globale utfordringene vi står ovenfor og få til en bærekraftig utvikling i verden, er jeg overbevist om at vi er nødt til å endre radikalt på møtekulturen. Her hjemme må vi få en nasjonal oppvåkning der både den enkelte arbeidstaker og organisasjonene som helhet begynner å reflektere over sløsingen av tidsbruk og ressurser, noe som påvirker både livskvaliteten til den enkelte arbeidstaker og bunnlinjen til organisasjonene. Satt på spissen, det hjelper ikke hvor mye kompetanse vi har dersom vi ikke klarer å samhandle smart og effektivt. For møter trenger ikke å være kjedelige. De trenger ikke å være bortkastet tid. De kan være fantastisk givende og føre til synlige resultater.

 

Kronikk: Møteledelse for morgendagen

22.08.2016 - Mobilbruk i møter
13.04.2012 - Øl for kreativitet
20.03.2012 - Nye websider!